Er zijn verschillende manieren om een digitale factuur te maken. Zo kunt u zelf aan de slag met Excel of een ander spreadsheetprogramma, of u maakt gebruik van speciale facturatiesoftware. In dat tweede geval rekent u natuurlijk op een aantal efficiëntievoordelen. Toch blijft het belangrijk dat u geschikte facturatiesoftware kiest. Daarom plaatsen wij van cloudhints.be vijf tips op het voorplan.
# 1. Ga na welke functionaliteiten u nodig hebt
De toegevoegde meerwaarde van facturatiesoftware heeft vooral te maken met de extra functionaliteiten. Toch heeft lang niet elk factuurprogramma dezelfde functies. Ga dus vooraf na welke functionaliteiten u nodig heeft. Bij sommige programma’s is het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch en periodiek te factureren of om offertes meteen in facturen om te zetten. Nog andere programma’s voegen daar ook e-invoicing en betalingsherinneringen aan toe, terwijl een aantal programma’s ook mobiele facturatie-apps aanbieden. En zo zijn er nog heel wat andere functionaliteiten die al dan niet worden aangeboden. Ga vooraf na welke functies voor u onontbeerlijk zijn, maak daarvan een lijstje en ga op basis hiervan op zoek naar de beste facturatiesoftware.
# 2. Zijn koppelingen mogelijk?
Uw boekhouding vergt heel wat tijd. Dat hoeven we u vast niet te vertellen. Indien u het een en ander kan vereenvoudigen, twijfelt u allicht niet. Daarom is het belangrijk dat de facturatiesoftware eenvoudig koppelingen toestaat. Denk daarbij aan koppelingen aan de bank opdat banktransacties automatisch worden opgenomen. Vooral indien u automatische betalingsherinneringen inschakelt, is dat geen onbelangrijk gegeven. Maar denk daarbij ook aan koppelingen met uw boekhoudsoftware of met externe diensten. Vooral automatische koppelingen met incassodiensten lijken aan een opmars bezig te zijn, dus houd ook dat goed in het oog.
# 3. Maak het uw klanten eenvoudiger
Facturatiesoftware maakt uw leven eenvoudiger, maar in een ideaal geval ook dat van uw klanten. Daarom kiest u best voor facturatiesoftware die eenvoudig met betaalmethoden integreerbaar is. Sommige facturatieprogramma’s doen dat nu al voor bijvoorbeeld Bancontact, maar indien u vooral buitenlandse klanten heeft is dat niet meteen de beste oplossing. Ga daarom op zoek naar facturatiesoftware die integreerbaar is met de courante betaalmethoden in het buitenland. Dat maakt het uw klanten niet alleen eenvoudiger, maar zorgt ook voor snellere betaalacties waardoor u uw cashflow op punt zet.
# 4. Denk aan de toekomst
Wellicht hebt u een aantal van de aangehaalde functionaliteiten niet nodig. Maar vooral indien u in een groeifase zit, is het toch belangrijk om even na te gaan of de huidige facturatiesoftware ook in de toekomst blijft volstaan. In het ideale geval worden verschillende pakketten aangeboden waardoor u op korte termijn enkel betaalt voor wat u nodig hebt. Is dat niet het geval? Dan kunt u eventueel eens de opzegmodaliteiten van de facturatiesoftware onder de loep nemen. Indien u later eenvoudig en goedkoop kunt overschakelen naar een ander programma, hoeft u zich voorlopig niet al te veel zorgen te maken.
# 5. Prijzen vergelijken
De vergelijkingstool van cloudhints.be maakt het mogelijk om op voorgaande punten te vergelijken. Toch is er nog één belangrijk aspect waar u uiteraard rekening mee houdt: de prijs. De prijs van facturatiesoftware verschilt van aanbieder tot aanbieder. Bij sommige leveranciers hebt u voor tien euro per maand al een mooi programma, terwijl andere die prijs met factor zes verhogen. Uiteraard bieden ze dan wel extra tools aan, maar stel uzelf dan vooral even de vraag of ze die meerprijs wel waard zijn.
