Elektronisch factureren heeft een aantal belangrijke voordelen te bieden, zowel voor het milieu als voor onze portemonnee. Administratieve vereenvoudiging staat daarbij centraal, maar ook fiscaal en juridisch zijn de voordelen niet te negeren.
# 1. Elektronisch factureren is goedkoper
Wanneer we elektronisch factureren hebben we geen printpapier, inkt, omslagen en postzegels nodig. Het aantal handelingen neemt bovendien ook af. Op grote schaal resulteert dit in een fikse kostenbesparing. Voor de klant is dat eveneens het geval, want vaak is het mogelijk om facturen automatisch in te lezen en te verwerken. Minder werkuren voor de boekhouder dus. En een oplopende besparing.
Hoe groot die besparing kan zijn, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Volgens een Europees onderzoek zou de totale besparing in België tot zo’n 3,3 à 3,5 miljard euro per jaar kunnen oplopen. Het gaat daarbij wel uit van geïntegreerde IT-platformen die volautomatisch gegevens uitwisselen en dus niet om het pdf’je in de bijlage van een mail.
Toenmalig staatssecretaris voor administratieve vereenvoudiging Theo Francken speelde een voortrekkersrol bij het uitrollen van het eengemaakte Mercuriusplatform voor de volautomatische uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven onderling en ten aanzien van de overheid. Door de val van de Zweedse regering en de aanslepende regeringsonderhandelingen lijkt dat plan echter naar de achtergrond verdwenen. Op korte termijn lijken we de gunstige vooruitzichten dus niet te behalen.
# 2. Geen risico op verlies
Net zoals papieren facturen moet je ook elektronische facturen bewaren. Papieren facturen kunnen uiteraard al eens verloren gaan, bij elektronische facturen loop je dat risico niet. Elektronische facturen bevinden zich steeds in een digitale omgeving en bovendien worden er ook back-ups gemaakt op externe servers. Hierdoor voorkom je bewijsrechtelijke en fiscale problemen. Een extra voordeel is dan weer dat de facturen overal en altijd beschikbaar zijn dankzij de vele cloudoplossingen.
# 3. Goed voor het milieu
Het terugdringen van de papierberg biedt ook ecologische voordelen. Jaarlijks worden in België zo’n miljard facturen uitgewisseld. Als die facturen elk uit maar één pagina bestaan, resulteert dat al in 50 miljoen kilogram papier per jaar (80-grams papier in A4-formaat). Dat zijn dan weer zo’n 16.667 bomen per jaar (een gemiddelde boom levert 300 kilogram papier op). Reken je daar bovendien ook nog eens de CO₂-uitstoot bovenop, zowel van het productieproces als van bezorgdiensten, dan mag het duidelijk zijn dat het ecologisch voordeel snel oploopt. Anderzijds is enige nuance op zijn plaats. Vaak vraagt de fiscus bij een controle nog steeds om alles op papier te ontvangen, waardoor bedrijven alsnog aan het printen moeten.
# 4. Stimulans voor de cashflow
Aan de elektronische factuur kan je meteen ook online betaalmogelijkheden koppelen. Met enkele klikken kan de klant vervolgens de factuur digitaal betalen. Voor de klant is dat eenvoudiger dan handmatig de betaling door te voeren. Voor de leverancier is er dan weer het voordeel dat de betaling meteen wordt uitgevoerd en niet op de vervaldag, wat de cashflow ten goede komt.
# 5. Juridisch veilig
Sinds 1 januari 2013 zijn elektronische facturen en papieren facturen in België gelijkwaardig. Juridisch gezien zijn ze dan ook even veilig of zelfs veiliger, omdat gegevens altijd even leesbaar blijven. Wel kan je enkel met de toestemming van de klant overschakelen naar elektronische facturen, maar die toestemming kan ook stilzwijgend verlopen. Voorts staat het bewijsrechtelijk op gelijke voet als de klassieke factuur, waarbij een aangetekende zending in principe nog een trapje hoger staat. Maar daar zou de aangetekende e-mail dan weer een stokje voor moeten kunnen steken.
