Projectmanagementsoftware is onmisbaar voor zowel projectmanagers als voor andere stakeholder. Het gebruik van projectmanagementsoftware heeft dan ook veel voordelen te bieden en helpt de samenwerking te verbeteren, terwijl de kosten afnemen en het eenvoudiger wordt om budgetten in te plannen. In de praktijk bestaat er vaak nog onduidelijkheid over de mogelijkheden van projectmanagementsoftware. Daarom lichten wij het een en ander voor jou toe.
Wat is projectmanagementsoftware?
Projectmanagementsoftware is de overkoepelende term voor allerhande tools die helpen om projecten beter te beheersen. Deze tools dienen vaak uiteenlopende nevendoelen en helpen teams en workflows te beheren, activiteiten en samenwerkingen te organiseren en bieden transparantie aangaande de voortgang van het project.
Dankzij projectmanagementsoftware kunnen projectmanagers projecten beter organiseren en de activiteiten op elkaar afstemmen. Hierbij kunnen ze bijvoorbeeld tijdlijnen of budgetten vaststellen en op basis daarvan het project vormgeven; gaande van het inplannen van werknemers tot het beheersen van de voortgang en het beoordelen van de criteria. Zowel projectmanagers als individuele teamleden plukken de vruchten van projectmanagementsoftware, terwijl de kosten afnemen en de winstmarge stijgt.
Uit welke onderdelen bestaat projectmanagementsoftware
Net omdat projectmanagementsoftware zo’n ruim begrip is, is het belangrijk om na te gaan welke mogelijkheden het softwarepakket biedt. Meestal zijn volgende projectmanagementtools bij het softwarepakket inbegrepen:
- Samenwerkingstools: hulpmiddelen ter verbetering van de interne en externe communicatie;
- Informatieoverdrachttools: tools waarmee het eenvoudig mogelijk wordt om bestanden en informatie met teamgenoten te delen;
- Projectbeheertools: softwaremogelijkheid met Gantt-grafieken om de verschillende fases van het project die elkaar overlappen, beter te helpen beheersen;
- Taakbeheertools: oplossingen waarmee managers taken kunnen aanmaken en deze aan personeelsleden kunnen toewijzen;
- Tijdregistratietools: middel om werktijden te registreren en zo na te gaan hoeveel tijd (en middelen) er aan bepaalde deelprocessen werd besteed;
- Beheertools: utensiliën waarmee bepaalde projectmiddelen (bv. voorraden, werkruimtes of werkkrachten) aan specifieke medewerkers of teams worden toegewezen;
- Strategische tools: tools om productstrategieën en ontwikkelingsstrategieën op te zetten en uit te voeren;
- Evaluatietools: middel om live de voortgang van het werk op te volgen, eventueel bij te houden door middel van voortgangspercentages. Ook kan men zowel tussentijds als achteraf nagaan in welke mate er aan de succescriteria werd voldaan.
Naast deze standaardtools bieden sommige pakketten ook extra functionaliteiten aan, zoals de mogelijkheid om uitgebreid te rapporteren of om vanuit de projectmanagementsoftware facturen aan te maken. Omdat het lang niet altijd even eenvoudig is om de mogelijkheden van projectmanagementsoftware uit te spitten, ontwikkelden wij een vergelijkingstool voor projectmanagementsoftware. Hierdoor vind je razendsnel een geschikt softwarepakket.
Projectmanagementsoftware in volle ontwikkeling
Ontwikkelaars van projectmanagementsoftware gaan voortdurend op zoek naar nieuwe manieren om nog efficiënter projecten te beheren. De overstap naar cloudoplossingen was daarbij een belangrijke stap. Ook de introductie van sociale samenwerkingstools, waarbij er een intern sociaal medium wordt opgericht, is een belangrijke mijlpaal.
Daarnaast merken we dat verschillende leveranciers onderzoek doen naar de implementatie van AI-oplossingen, waarbij op basis van eerdere processen geautomatiseerde voorstellen gebeuren en optimalisatiemogelijkheden worden aangeboden. Wij volgen het uiteraard op de voet.