De btw-administratie is misschien wel de meest kritische van allemaal. Zeker onder de regering-Di Rupo werden de vele regels met de harde hand afgedwongen en gingen de boetes de hoogte in. De regering-Michel I matigde het een en ander en voorzag ruimte voor een enkel klein foutje te goeder trouw, maar laat het duidelijk zijn dat de fiscus er nog steeds niet mee lacht als u uw factuur niet tijdig opstelt. In een vorige blog hadden we het over de vraag of u jaren later nog steeds een factuur mag opstellen. Hieronder hebben we het over de boetes die u in zo’n geval moet vrezen.
Wanneer moet u factureren?
Bij de verkoop van goederen moet u uw factuur ten laatste op de 15de dag van de daaropvolgende maand opstellen. De btw-gevolgen moeten in de btw-aangifte van dezelfde maand of hetzelfde kwartaal worden opgenomen, waardoor dat ook geldt voor het doorstorten ervan. Indien u bijvoorbeeld op 28 maart goederen verkoopt, heeft u tot 15 april de tijd om de factuur op te stellen. De btw moet dan wel in de aangifte van maart of die van het eerste kwartaal worden opgenomen.
Bij het leveren van diensten gelden in principe dezelfde regels. Enkel is het zo dat de dienstprestaties pas op de laatste dag eindigen. Ten opzichte van die laatste dag moet vervolgens worden gekeken wanneer de btw opeisbaar wordt en de factuur moet worden opgesteld. Indien u bijvoorbeeld begint te verven op 28 maart en de verfwerkzaamheden op 2 april zijn afgerond, moet u de factuur pas ten laatste op 15 mei opstellen. De btw moet in de aangifte van april of van het tweede kwartaal worden opgenomen.
Gevolgen van laattijdigheid
Indien u de factuur niet tijdig opstelt of de btw niet in de juiste aangifte opneemt, krijgt u te maken met boetes en verwijlinteresten. Wel kiest men tegenwoordig voor een getrapte aanpak waarbij men vooral de gevolgen voor startende zelfstandigen wil beperken, die in tegenstelling tot grote bedrijven vaak niet helemaal op de hoogte zijn van de vele fiscale regels.
Bij een eerste overtreding gaat het dan om een boete van € 50 per factuur die laattijdig is. De maximumboete wordt beperkt tot € 500 (= 10 facturen). Bij de tweede overtreding stijgt de boete al snel naar € 125, met een maximum van € 1.250 (= 10 facturen). Na de eerste twee kansen bedraagt de boete altijd € 250 per factuur en wordt het begrensd op € 5.000 (= 20 facturen).
Het laattijdig opstellen van de factuur zorgt er vaak voor dat de btw niet op tijd wordt doorgestort en dat de btw ook niet tijdig in de btw-aangifte is opgenomen. Naast de forfaitaire boete per factuur riskeert u dan ook een extra btw-boete van 20% van de verschuldigde btw. Daarnaast zult u nalatigheidsinteresten moeten betalen. Momenteel bedraagt de rentevoet 0,8%/maand. Wanneer de interesten minder dan € 5/maand bedragen, moet u echter geen nalatigheidsinteresten betalen.
