In principe is een factuur zonder overeenkomst opstellen niet mogelijk. Een overeenkomst vormt namelijk de basis van een factuur. Een factuur stelt u op omdat jullie overeenkwamen dat u producten zou leveren of diensten zou verrichten. Zonder zo’n overeenstemming hebt u eigenlijk niks om te factureren. Toch is er een uitzondering.
Factuur zonder overeenkomst opstellen
Er is wel een uitzondering waarbij het mogelijk is om een factuur zonder overeenkomst op te stellen. Het gaat dan eigenlijk eerder om een vriendelijk betalingsverzoek. Iemand wordt dan uitgenodigd om een factuur te voldoen, waarna er meteen een overeenkomst ontstaat. Dat is eigenlijk nog geen officiële factuur. Ook bijvoorbeeld auteursrechtenorganisaties sturen al eens dergelijke betalingsverzoeken om een schikking te treffen. Ook daarbij gaat het eigenlijk niet om een factuur, want er is helemaal nog geen overeenkomst om te schikken.
Factuur zonder overeenkomst op papier
Een factuur zonder overeenkomst is dus niet mogelijk. Dat wil echter niet zeggen dat er een schriftelijke overeenkomst dient te zijn. Het is ook perfect mogelijk om mondeling een overeenkomst te sluiten en om vervolgens schriftelijk een factuur op te stellen. De betaling van de factuur vormt dan het bewijs van het bestaan van de overeenkomst. Het is dus mogelijk om een factuur zonder een overeenkomst op papier op te stellen.
Let wel op, want deze regel geldt enkel voor zakelijke klanten. Bij particulieren is het complexer. Bij particulieren kunt u namelijk enkel een factuur zonder een overeenkomst op papier opstellen als de factuurwaarde niet meer dan 375 euro bedraagt. Wie meer dan 375 euro factureert aan een particulier, moet kunnen bewijzen dat er een geschrift aan de basis lag en dat de particuliere klant akkoord was. De beste manier om dat te doen, is door de klant een offerte te laten ondertekenen. Dat is echter geen verplichting. Ook bijvoorbeeld een bevestiging per mail of zelfs per sms kan volstaan.
Bewijsrechtelijke problemen bij factuur zonder overeenkomst op papier
Stelt u een geldige factuur op zonder een overeenkomst die op papier staat? Dan loopt u vooral tegen bewijsrechtelijke problemen aan. Als de klant weigert om te betalen, omdat hij beweert dat er helemaal geen overeenstemming was, dient u namelijk het bewijs te leveren. Zonder een schriftelijke overeenkomst wordt dat moeilijk. Dat wil echter niet zeggen dat een factuur zonder een overeenkomst die schriftelijk is niet te bewijzen valt. Op basis van bepaalde gedragingen van de klant, zoals het aanvaarden van leveringen en eerdere overeenkomsten die wél werden gerespecteerd, kan een rechter namelijk aannemen dat er wel degelijk een mondelinge overeenkomst was.
Een nadeel is in ieder geval dat de vereenvoudigde incassoprocedure niet mogelijk is. Daarvoor mag een factuur namelijk niet betwist zijn. U zult dus steeds langs de rechter moeten passeren indien u een betwiste factuur zonder een overeenkomst die schriftelijk is, wil incasseren. Daarom blijft het aangewezen om overeenkomsten altijd op papier te zetten of om te werken met ondertekende offertes. Met vrijwel alle facturatieprogramma’s kunt u ook offertes opstellen. Vraag de klant om de offerte te ondertekenen en u hebt een goed bewijs te pakken. Het opstellen van een factuur zonder een overeenkomst die op papier staat, is met andere woorden geen bijzonder goed idee.
