Een overeenkomst ontstaat wanneer er een aanbod is en dat aanbod wordt aanvaard. Daarom hoeft u het niet te hebben over een “vrijblijvende” offerte want een offerte is per definitie vrijblijvend: het is louter een aanbod dat de tegenpartij kan aanvaarden of weigeren. De partij die zich op de overeenkomst beroept, moet het bestaan van de overeenkomst en aldus ook van de aanvaarding bewijzen.
Vrij bewijs van de aanvaarding van de offerte
Het bewijzen van de aanvaarding kan inderdaad gebeuren met behulp van een handtekening “voor akkoord”. Toch hoeft er lang niet altijd een handtekening op de offerte te staan. Als een klant per kerende mail zijn fiat geeft, volstaat dat ook wel. De mail zelf is dan het bewijs van de aanvaarding van de offerte. Zo’n aanvaarding kan in principe ook mondeling plaatsvinden, maar dat valt moeilijker te bewijzen. Wel kan er daarvoor naar andere omstandigheden worden verwezen. Bijvoorbeeld het feit dat er hierna mailtjes heen en weer gingen met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst bewijzen dat er een begin van uitvoering was, wat dus eveneens wijst op een aanvaarde offerte. In zo’n geval is er echter wel minder duidelijkheid, met name of de offerte al dan niet integraal werd aanvaard. Daarom is het toch belangrijk om iets meer op papier te hebben.
Een handtekening is met andere woorden nog steeds het krachtigste bewijsmiddel, hoewel het dus zeker niet verplicht is. Op die manier kan de tegenpartij niet zomaar beweren dat het helemaal niet om zijn elektronisch postadres gaat. Daarvoor hoeft de offerte niet fysiek te worden ondertekend: een ingescande handtekening wordt door de rechtspraak al langer aanvaard en ook de wetgever stelt het gewoon gelijk met een handgeschreven handtekening. Bewaar de mail en de offerte met de ingescande handtekening en u staat voldoende sterk in de schoenen.
Wat de klant al dan niet aanvaard heeft
Toch kunnen er ook bij een ingescande handtekening nog steeds discussies ontstaan. Een handtekening op de voorkant van de offerte hoeft immers nog niet te betekenen dat de klant ook akkoord gaat met de algemene voorwaarden die op de achterzijde staan. Wanneer een handtekening enkel op de eerste pagina staat, kan het al eens onduidelijk zijn of de klant wel akkoord gaat met wat op de volgende pagina’s staat. Soms wordt gevraagd om op alle pagina’s te ondertekenen. Voor de aankoop van een woning of wagen is dat maar een kleine moeite, maar voor een offerte van een schilder is dat misschien wel wat te veel van het goede. In zo’n geval is het aangeraden om op de eerste pagina volgende zinsnede op te nemen: “De algemene voorwaarden, die de klant aanvaardt, zijn op de volgende pagina’s weergegeven.” De meeste facturatie- en boekhoudsoftware met offertemodules nemen zo’n zinsnede standaard op.
Geldigheid van offerte beperken
Opdat er een overeenkomst ontstaat, volstaat het dat de klant de offerte aanvaardt. De klant hoeft dan enkel het bewijs te leveren van die aanvaarding en vervolgens bent u ertoe gehouden om uw aanbod ook uit te voeren. Dat is niet altijd wenselijk. Het zal u maar overkomen dat een klant weken later een offerte aanvaardt terwijl u net een druk project heeft en helemaal geen tijd meer hebt voor die opdracht! Of dat de materiaalprijzen intussen gestegen zijn en die offerte ineens verlieslatend wordt. Daarom moet u zelf de geldigheid van de offerte beperken. Neem bijvoorbeeld een specifieke geldigheidsduur op, werk met indicatieve prijzen en geef een berekeningsmethode mee en geef aan dat u steeds offertes eenzijdig en schriftelijk kan intrekken. Op die manier voorkomt u veel problemen.
