Ook als sportvereniging moet u netjes uw boekhouding en administratie bijhouden. Toch zal een klassiek boekhoudprogramma lang niet altijd volstaan. Dat heeft natuurlijk alles te maken met de niet-systematische onderwerping aan de btw. En daarom is een aangepast boekhoudprogramma voor sportverenigingen onmisbaar.
Sportvereniging is vrijwel altijd gemengde belastingplichtige
Wanneer een sportvereniging alleen maar handelingen verricht die aan de btw zijn onderworpen, is het gewoon een btw-belastingplichtige die recht heeft op btw-aftrek. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn bij grote voetbalclubs die niet het statuut van een vzw hebben.
Daarnaast is een sportvereniging een vrijgestelde belastingplichtige wanneer het alleen handelingen verricht die van btw zijn vrijgesteld. Het volstaat niet om een vzw te zijn, want daarnaast moeten alle ontvangsten maximaal de gemaakte kosten dekken. In de praktijk stelt het btw-wetboek drie voorwaarden voorop waaraan cumulatief moet zijn voldaan:
- De diensten mogen alleen betrekking hebben op het beoefenen van de sport zelf en mogen alleen verstrekt worden aan personen die er actief aan sport komen doen;
- De diensten moeten worden verstrekt door een instelling zonder winstoogmerk;
- De ontvangsten mogen uitsluitend dienen om de kosten van de diensten te dekken.
In de praktijk zal een sportvereniging meestal een gemengde belastingplichtige zijn. Dit komt omdat de sportvereniging zowel vrijgestelde als belastbare verrichtingen uitvoert. Dat is bijvoorbeeld het geval voor een lokale voetbalclub (vzw): ten aanzien van de voetbalopleiding spreken we van een vrijgestelde belastingplichtige, maar ten aanzien van het beheer van de cafetaria is men dan weer een btw-belastingplichtige. Is er geen cafetaria? Dan kan zelfs een drankautomaat, publiciteit op de truitjes, inkomgeld of het verhuur van het sportterrein voor de jaarlijkse fuif ervoor zorgen dat de vereniging alsnog een gemengde belastingplichtige is.
Het blijft uiteraard wel mogelijk om een btw-vrijstelling aan te vragen wanneer de som van de btw-belaste inkomsten jaarlijks minder dan 25.000 euro bedraagt.
Toepassing van het algemeen verhoudingsgetal
De btw is enkel aftrekbaar voor gemaakte kosten in uw rol als btw-belastingplichtige. In de praktijk valt dat niet altijd eenvoudig aan te tonen. Dienen waterflesjes bijvoorbeeld ter verfrissing van spelers tijdens de rust of werden ze verkocht in de kantine? Er zijn vaak veel twistpunten en daarom is btw-aftrek volgens de regels van het werkelijk gebruik niet interessant. Handiger is het om via een zogenaamd algemeen verhoudingsgetal te werken.
Indien u een algemeen verhoudingsgetal gebruikt, volstaat het om u daarbij te baseren op de omzet die u sowieso al dient bij te houden. Hierbij berekent u een algemeen verhoudingsgetal door de omzet die aan de btw onderworpen is te delen door de totale omzet. Het verkregen percentage rondt u af tot op de hogere eenheid. Op basis van het algemeen verhoudingsgetal kunt u vervolgens stelselmatig een deel van de betaalde btw op alle aankopen aftrekken.
Omdat het op het moment van de btw-aangifte nog niet duidelijk is wat de totale omzet zal zijn, gebruikt u daarbij een voorlopig verhoudingsgetal dat u bepaalt in functie van het vorig kalenderjaar. Nadien volgt een regularisatie en berekent u het definitief verhoudingsgetal. Zo’n regularisatie is echter niet verplicht wanneer de afwijking minder dan 10% bedraagt. Maar u bent dan wel verplicht om uw keuze gedurende vijf jaar toe te passen.
Boekhoudprogramma voor sportvereniging vinden
De boekhouding van sportverenigingen is vaak veel ingewikkelder dan die van de lokale winkelier. Excel-sjablonen en goedkope online boekhoudsoftware kunnen vaak niet om met verhoudingsgetallen. Net daarom heeft een sportvereniging aangepaste boekhoudsoftware nodig. Via onze tool vergelijkt u diverse boekhoudprogramma’s voor sportverenigingen. Zij kunnen moeiteloos om met het algemeen en definitief verhoudingsgetal en zorgen ervoor dat u netjes voldoet aan de vereisten die de btw-administratie aan uw boekhouding stelt.
