Niet alleen moet uw factuur van een aantal verplichte vermeldingen voorzien zijn, u moet bovendien ook op de gepaste momenten uw factuur maken. Vooral de btw-administratie lijkt hier steeds strenger op te controleren en ook met fikse boetes te zwaaien indien u te laat zou factureren. Bovendien heeft dit ook gevolgen voor de ontvanger van de factuur, die de btw dan soms niet kan recupereren. Tijdig factureren luidt dan ook het devies.
Wanneer verplicht factureren bij de levering van goederen?
Bij de verkoop van goederen eist de btw-administratie dat u snel actie onderneemt. U moet de btw immers nog doorstorten tijdens de btw-aangifte van hetzelfde kwartaal of dezelfde maand als deze waarin de goederen werden geleverd. Bovendien moet de factuur voor de levering van de goederen ten laatste op de vijftiende dag van de volgende maand worden opgemaakt.
Stel als voorbeeld dat u de goederen levert op 10 december 2019, dan heeft u in principe de tijd tot 15 januari 2020 voor het opmaken van de factuur. Toch moet u de btw echter al opnemen in de aangifte van het laatste kwartaal of de laatste maand, waardoor u in de praktijk toch al vroeger actie zult moeten ondernemen.
Wanneer verplicht factureren bij de levering van diensten?
Bij de levering van diensten zijn de regels in principe identiek als bij de levering van goederen. Er moet dan echter wel rekening worden gehouden met de eindlevering van de dienstprestatie. De fiscus houdt er met andere woorden rekening mee dat dienstprestaties soms een langere periode behelzen. Daarom is de btw pas opeisbaar wanneer de werken zijn afgerond. Daarbij is het wel vereist dat u op uw factuur duidelijk aangeeft wanneer de werken werden uitgevoerd. Op basis van de einddatum van de factuur bepaalt u wanneer u de btw moet doorstorten en wanneer u de factuur – de 15de van de volgende maand – moet opstellen.
Indien u tussentijds factureert, blijven deze regels gelden. Dit is echter anders wanneer u een voorschot factureert, want dan is het moment van de betaling van het voorschot het referentiepunt voor de btw-administratie. Daarom maakt u best steeds eerst een betalingsaanvraag en stelt u de voorschotfactuur pas op wanneer u de betaling heeft ontvangen.
Boetes bij het niet-tijdig maken van facturen
Indien u uw factuur niet binnen de aangegeven termijn opstelt, riskeert u met een boete achter te blijven. Bij een eerste overtreding gaat het om een boete van 50 euro per factuur. De boete wordt dan begrensd op 500 euro (tien beboete facturen). Bij een tweede overtreding wordt de boete opgetrokken tot 125 euro per factuur, met een maximum van 1.250 euro (tien beboete facturen). Bij alle volgende overtredingen bedraagt de boete 250 euro per factuur, met een maximum van 5.000 euro (twintig beboete facturen). Het maakt hierbij niet uit hoe klein of hoe groot de factuurwaarde is en of het al dan niet gaat om een factuur met een verlegging van heffing, waarvoor geen btw is verschuldigd.
Indien uw factuur niet de verplichte vermelding bevat, loopt de maximale boete eveneens op tot 5.000 euro. Zoals wel vaker wegen de boetes het zwaarst door bij de kleine zelfstandigen die bovendien vaak niet op de hoogte zijn van alle regeltjes, waardoor ze het geliefkoosde doelwit zijn van btw-inspecteurs. Gebruik daarom facturatiesoftware die voldoet aan alle wettelijke eisen en voorkom zo hoge btw-boetes. Maak gebruik van onze vergelijkingstool en vind de beste facturatiesoftware voor uw zaak.
