Steeds meer bedrijven onderzoeken de mogelijkheden voor ISO-certificering. Niet alleen omdat het de interne werking ten goede komt, maar ook omdat klanten steeds hogere eisen stellen aan de bedrijven waar ze kopen. Toch is een ISO-certificaat niet iets dat u zomaar aanvraagt, maar eerder een lang en duur proces. Wat ISO-normen zijn en welke stappen u hiervoor dient te doorlopen, leest u in dit blogartikel.
Wat zijn ISO-normen?
ISO-normen zijn internationale standaarden die worden opgesteld door de International Organization for Standardization. Ze helpen bedrijfsprocessen te optimaliseren en zo ook kwalitatieve processen garanderen. In België is het NBN (Bureau voor Normalisatie in België) die de internationale normen omzetten in Belgische normen. Er zijn verschillende ISO-normen die voor uiteenlopende bedrijfsprocessen gelden, zoals:
- ISO 9001: Kwaliteitsmanagement
- ISO 27001: Informatieveiligheidsmanagement
- ISO 14001: Milieumanagement
Als bedrijf kunt u zich bovendien ook laten certificeren. Het certificaat geeft dan aan dat u aan de ISO-richtlijnen voldoet en vormt een keurmerk waarover u naar uw klanten toe mag communiceren.
Een lange weg naar ISO-certificering
Een ISO-certificaat behaalt u niet zomaar en bovendien kunt u het certificaat ook verliezen. De geldende normen moet u dan ook in een strategie vertalen, bijvoorbeeld omtrent hoe u de interne informatie gaat beveiligen of hoe en wanneer u kwaliteitscontroles uitvoert. Het is bovendien ook noodzakelijk om tussentijds te evalueren en na te zien. Daarnaast moet u er rekening mee houden dat de ISO-normen regelmatig wijzigen en zult u ze indien nodig ook moeten bijsturen.
Indien u zich wilt laten certificeren, moet u een beroep doen op een geaccrediteerd certificeringsbureau binnen uw sector. Het zijn ook deze certificeringsbureaus die tussentijds controles zullen uitvoeren. Onthoud dat de certificeringsbureaus geen advies mogen verlenen, maar er zijn wel ISO-adviseurs die u kunnen helpen bij het certificeringsproces. Hieronder leggen we uit welke stappen u dient te doorlopen.
Informatie vergaren
In de eerste plaats zal u de nodige informatie moeten vergaren. De verschillende instituten verkopen documentatie en geven ook trainingen, maar voor specifiek advies zult u bij een ISO-adviesbureau moeten aankloppen.
Inleidend gesprek met certificeringsbureau
Tijdens een inleidend gesprek met het certificeringsbureau wordt het proces vaak nog eens volledig uit de doeken gedaan. Het is echter meer dan een kennismakingsgesprek want de auditor zal vaststellen of u klaar bent voor een praktijkaudit. U ontvangt daarbij een offerte (de kosten variëren tussen enkele duizenden tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de grootte van het bedrijf) en er wordt een agenda opgesteld voor de praktijkaudit. Soms wordt er eerst ook een nulmeting gehouden. De resultaten hiervan zijn voor u heel belangrijk om na te gaan waar u aan de slag moet gaan. Over hoe u dat moet doen, mag het certificeringsbureau echter niet adviseren.
Strategie uitwerken
Vervolgens moet u een strategie uitwerken die de ISO-normen helpen te integreren in uw bedrijfsprocessen. Het is aangeraden om dit niet zelf te doen, maar u te laten helpen door een adviesbureau dat dit heel specifiek kan uitwerken.
Kies de juiste software
Het gebruik van software is een gigantische meerwaarde voor uw ISO-strategie. Er bestaat software om ISO-normen te implementeren en die volledig voldoen aan de gestelde eisen. Vooral wat projectmanagementsoftware betreft is er veel mogelijk. Ook hierin zal het adviesbureau een sturende rol hebben.
Praktijkaudit
Enkele weken na het eerste gesprek volgt de praktijkaudit al. De auditor zal alle bedrijfsprocessen in detail bekijken en niet alleen het theoretisch kader nagaan, maar ook controleren hoe u dit in uw dagelijkse werking integreert. Zijn bevindingen giet de auditor in een omstandig rapport dat door een onafhankelijke partij moet worden goedgekeurd. Als alles goed wordt bevonden, wordt uw certificaat opgemaakt.
