jaaHet KB van 9 april 2020 regelde een aantal zaken met betrekking tot het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de coronapandemie. Wat de jaarvergadering betreft werd er een uitstel verleend van maximaal tien weken. Op die manier moest de jaarvergadering niet in het midden van de coronacrisis plaatsvinden. Dat heeft ook gevolgen voor het neerleggen van de jaarrekening. Wij leggen uit wat dit alles praktisch betekent en geven u ook meteen een belangrijke tip mee.
10 weken uitstel door coronasituatie
De datum waarop u de jaarrekening aan de algemene vergadering moet voorleggen, staat in principe in de statuten, maar wettelijk gezien is het verplicht om deze binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering voor te leggen. Op de algemene vergadering kan het bestuursorgaan wel nog steeds besluiten om de jaarrekening met drie weken uit te stellen, maar natuurlijk blijft u wel aanlopen tegen de uiterst wettelijk toegelaten datum.
In het KB is er voorzien dat de algemene vergaderingen met tien weken kunnen worden uitgesteld na de uiterst toegelaten datum, ook wanneer ze reeds bijeen werden geroepen. Voor de meeste vennootschappen die op 31 december 2019 hun boekjaar hebben afgesloten, betekent dit dus dat ze tot 8 september 2020 de tijd hebben om de jaarvergadering te organiseren. De goedgekeurde jaarrekening moet dan uiterlijk op 8 oktober 2020 worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.
Meer mogelijkheden voor de algemene vergadering
Daarnaast voorziet het KB van 9 april 2020 in extra mogelijkheden voor het houden van de algemene jaarvergadering, zelfs wanneer die mogelijkheden niet statutair werden voorzien. Zo kunnen algemene vergaderingen telefonisch of via videoconferentie plaatsvinden en mag de algemene vergadering schriftelijk plaatsvinden. Behalve wanneer de statuten het specifiek uitsluiten of beperken is het ook toegestaan om met volmachten te werken om het aantal aanwezigen te beperken. Als de statuten het toelaten blijft het ook mogelijk om vanop afstand en per brief te stemmen vooraleer de algemene vergadering plaatsvindt.
Tip om snel en foutloos de jaarrekening in te dienen
Het blijft belangrijk dat de jaarrekening tijdig wordt ingediend. Er bestaat gelukkig software die u helpt bij het juist indienen van de jaarrekening. Het belang van automatisering is in deze moeilijke tijden andermaal aangetoond.
Dergelijke softwarepakketten lezen de gegevens uit het boekhoudprogramma in en plaatsen de gegevens automatisch bij de juiste rubriek. Bovendien zijn er vaak een aantal manuele controlemomenten voorzien om foutloze documenten te garanderen. Accon is daar het bekendste voorbeeld van en maakt het mogelijk om de jaarrekening in XBRL-formaat in te lezen.
Natuurlijk is het wel belangrijk dat een koppeling tussen een systeem als Accon en uw boekhoudsoftware mogelijk is. Daarom raden we starters altijd aan om gericht op zoek te gaan naar geschikte boekhoudsoftware. Via onze vergelijker voor boekhoudsoftware vindt u eenvoudig boekhoudsoftware en ziet u meteen ook welke koppelingen al dan niet mogelijk zijn.
