Wij kunnen het beamen: er zijn heel wat CRM-leveranciers en CRM-systemen voor bedrijven. Het is soms moeilijk om door de bomen het bos te zien. En dat terwijl het juiste systeem kiezen enorm belangrijk is. Welk CRM-systeem kiezen? We leggen uit waarop u zoal moet letten als u op zoek bent naar een goed CRM-systeem voor uw onderneming.
Breng uw eigen behoeften in kaart
Stel uzelf in de eerste plaats de vraag wat u met het CRM-systeem wil doen. De mogelijkheden van CRM-systemen verschillen namelijk sterk. Wilt u vooral klantenbestanden optimaal beheren of wilt u ook over andere tools beschikken, zoals planningstools, salestools en dergelijke meer? Niet alle CRM-systemen beschikken over dergelijke features. Stel daarom vooraf een lijstje op van wat voor u belangrijk is en ga vervolgens op zoek naar geschikte CRM-systemen. Mogelijke functies waarover een CRM-systeem kan beschikken, zijn:
- Relatiebeheer
- Agenda en taken
- Workflowmanagement
- Personeelsbeheer
- Opslaan van documenten
- Mailinglijsten opstellen
- Prijsafspraken per klant
- Extra mogelijkheden (factureren, offertes maken, productbeheer enzovoort)
Welk CRM-systeem kiezen? Een te uitgebreid CRM-systeem kiezen, is geen goed idee. De kans is groot dat u enerzijds te veel betaalt en dat u anderzijds uw weg niet meer vindt tussen de vele functies. Keep it simple. En betaalbaar. Houd er ook rekening mee dat sommige CRM-systemen speciaal voor een bepaalde sector zijn ontwikkeld, bijvoorbeeld voor de zorgsector.
Aantal gebruikers
Sommige softwaresystemen zijn speciaal gemaakt voor grote multinationals, terwijl andere systemen er eerder zijn voor kleine eenmanszaken of vennootschappen. Als u kiest voor een cloud-basedsysteem is het vaak zo dat u betaalt voor een aantal gebruikers of dat er een maximumaantal gebruikers is vastgelegd. Per extra gebruiker dient u dan bij te betalen. Dit kan ervoor zorgen dat een aanvankelijk goedkoper ogend systeem uiteindelijk toch duurder is.
Prijs van het CRM-systeem
Welk CRM-systeem kiezen? Kies het CRM-systeem dat het beste bij u past. Zijn er verschillende goede opties, vergelijk dan de prijzen. Houd daarbij rekening met extra kosten, bijvoorbeeld voor extra gebruikers en functies die u nodig hebt. Wij weten dat de prijzen soms sterk kunnen verschillen. Zo betaalt u voor de CRM-software van Silvasoft slechts 3,95 euro per maand. Bij sommige andere CRM-leveranciers is dit een veelvoud hiervan. Hierbij is duurder ook zeker niet altijd beter. Overigens zijn er CRM-leveranciers die een korting toekennen indien u meteen betaalt voor een jaar. Dat kan een interessante optie zijn om te besparen op uw CRM-kosten.
Contractuele bepalingen
Een CRM-softwarepakket neemt u zakelijk af. Dat wil zeggen dat de regels van het consumentenrecht niet van toepassing zijn. In dergelijke gevallen is het altijd belangrijk om de algemene voorwaarden en de contractvoorwaarden grondig door te nemen. Welke uptime garandeert men? En hoe zit het met de aansprakelijkheid als uw gegevens verloren gaan?
Wij merken ook dat er op het gebied van opzegtermijnen grote verschillen zijn. Bij sommige CRM-leveranciers kunt u eenvoudig maandelijks opzeggen, terwijl dat bij andere CRM-leveranciers per kwartaal of per jaar is. In een ideaal geval kunt u eerst een proefaccount aanmaken en vervolgens maandelijks opzeggen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de CRM-software van Silvasoft.
