Door de coronamaatregelen zijn veel bedrijven halsoverkop overgeschakeld naar telewerken, vaak zonder enige voorbereiding. Intussen zijn vele bedrijven op zoek naar manieren om dat praktisch te laten verlopen. Gelukkig zijn er tools waarmee u uw projecten nog steeds structureel laat verlopen. Vooral de volgende vijf tools zijn daarbij onmisbaar.
# 1. Communicatietools
Het is niet omdat we nu massaal thuiswerken dat alle communicatielijnen afgesloten zijn. Bellen naar privételefoons is niet zo handig, maar er zijn wel degelijk tools die ervoor zorgen dat we nog steeds vlot met elkaar communiceren. Chattools zijn daarbij onmisbaar. Onder andere Slack is ideaal voor een-op-eengesprekken. Voor meetings kunt u dan weer Google Meet gebruiken. Dat is een gratis tool om presentaties te delen en vergaderingen te houden.
# 2. Cloudopslag
Het is belangrijk dat iedereen nog steeds aan de benodigde documenten kan. Daarom raden we aan om in te zetten op cloudopslag. Google Meet kunt u bijvoorbeeld gebruiken in combinatie met Google Drive om gelijktijdig tekstdocumenten of spreadsheets te delen. Ook Microsoft Teams is een aanrader, maar daarnaast kunt u zeker ook opteren voor Dropbox of Citrix. Voor gevoelige informatie en persoonsgegevens gebruikt u best wel een extra beveiligingslaag. Een zogenaamde virtual vault is daarbij een aanrader.
# 3. Projectmanagementsoftware
Bij telewerken is het nog belangrijker dat u steeds zicht heeft op het verloop van projecten en de deeltaken die moeten worden uitgevoerd. Projectmanagementsoftware is hier de ideale oplossing. U kunt eenvoudig projecten in fases indelen, taken toewijzen en zelfs budgetten per fase van het project toekennen. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers steeds weten welke taken ze dienen uit te voeren, terwijl u een allesomvattend overzicht krijgt. Onder andere de projectmanagementsoftware van Silvasoft scoort heel goed volgens de reviews op onze website, maar vergelijk vooral zelf verschillende leveranciers van projectmanagementsoftware.
# 4. CRM-systeem
Het is niet onwaarschijnlijk dat u net nu krijgt af te rekenen met extra klantencontacten of vragen van partners. Om te voorkomen dat iedereen vanop een eigen eiland communiceert, kunt u CRM-software gebruiken. Hiermee centraliseert u alle klantcontacten in één systeem en zorgt u voor een optimale externe communicatie, terwijl dit ook in tijdsbesparing resulteert. Onder andere Silvasoft en Exact zijn betrouwbare leveranciers van CRM-systemen.
# 5. Tijdregistratiesoftware
Door telewerken verliest u een beetje de controle. Dramatisch hoeft dat niet te zijn want u kunt echt wel rekenen op de eerlijke inzet van medewerkers. Via het gebruik van tijdregistratiesoftware houdt u eenvoudig bij of het personeel hun uren wel presteerden. Het is ook een handige manier om enige flexibiliteit aan de dag te leggen, zeker nu ouders tegelijk ook kinderen in huis hebben en het onderscheid tussen werk en privé steeds nadrukkelijker wordt verstoord. Daarnaast is het natuurlijk ook handig voor de verloning omdat u bijvoorbeeld ook overwerk registreert.
Een handig extraatje van tijdregistratiesoftware is dat u het vaak kunt koppelen met uw facturatiesoftware. Zo kunt u bijvoorbeeld een uurtarief toekennen per project of werknemer en op basis van de geregistreerde uren automatisch facturen genereren. Koppelingen met bestaande HRM-tools die de vrije dagen berekenen of die afwezigheden registreren behoren eveneens tot de mogelijkheden.
