De cashflow blijft voor veel zelfstandigen een heikel punt, zeker wanneer klanten het onderste uit de kan halen of vervaldata negeren. De aanbieders van facturatiesoftware spelen daar vaak op in, door alles zo aan te passen dat de cashflow eenvoudig wordt geoptimaliseerd. Dat doen ze op verschillende manieren, waardoor dergelijke facturatietools zich eenvoudig terug verdienen.
# 1. Inspelen op de noden van de klant
Papieren facturen komen vaak ergens terecht op een administratieve berg. De klant moet ze eerst nog controleren, scannen en vervolgens in de boekhouding inputten. Pas nadien volgt de betaling. Dat zorgt voor extra werk en het is dan ook niet onlogisch dat de betaling even op zich laat wachten. Online facturen worden daarentegen automatisch in de boekhouding verwerkt en opgenomen. Steeds meer opdrachtgevers beschikken over automatisatietools die automatisch gegevens inlezen en controleren. Dan hoeft men enkel nog de facturatiegegevens te controleren, waarna de betaling volgt. In de praktijk resulteert de keuze voor een digitale factuur, althans bij B2B-factureren, in 30% snellere betalingen.
# 2. Duidelijkheid troef
Ook wanneer facturen niet automatisch worden ingelezen, resulteren duidelijke facturen in snellere verwerkingstijden. Denk daarbij aan het juist weergeven van de betalingsmogelijkheden, het herhalen van afgesproken betalingstermijnen of het correct verwijzen naar algemene voorwaarden en boetebedingen. Facturen die door facturatiesoftware worden aangemaakt, voldoen aan al die vereisten. En dat stimuleert de klant om sneller te betalen.
# 3. De toevoeging van betaallinkjes
Bij facturatiesoftware voegt men vaak een betaallink toe aan de factuur of aan de begeleidende mail. Hierdoor kunnen klanten meteen tot betalen overgaan en hoeven ze niet in te loggen op hun bankomgeving, waar ze uiteraard ook nog even de uitvoeringsdatum zelf inputten. In ruil voor het gemak van de klant, ontvangt u meteen de betaling van uw factuur. Facturen met zo’n betaallink zouden ongeveer drie keer sneller worden betaald.
# 4. Eenvoudige opvolging van facturen
Goede facturatiesoftware kan meer dan alleen een factuur maken. Het is steeds compatibel met uw boekhoudsoftware en kan soms de gegevens van uw bankomgeving inlezen. Hierdoor krijgt u meteen een handig overzicht van openstaande facturen, waardoor u snel actie onderneemt indien de betaaltermijn werd overschreden. Steeds vaker kan de facturatiesoftware dat ook automatisch voor u doen, door op vooraf geconfigureerde data een herinneringsmail te verzenden. Dat brengt openstaande facturen sneller onder de aandacht en zorgt ervoor dat ze sneller worden betaald.
# 5. Snelle betalers belonen
Bij de meeste facturatietools is het tegenwoordig ook mogelijk om een zogenaamde korting voor contante betaling toe te kennen. De klant krijgt daarbij een beperkte korting van bijvoorbeeld 2% indien hij snel zou betalen, vaak binnen de acht dagen na de factuurdatum. Dergelijke financiële incentives blijken ook heel goed te werken, maar vergen wel een bijzondere boekhoudkundige verwerking. Ook hier is een koppeling met de boekhoudsoftware geen overbodige luxe.
# 6. Koppeling met factoringsystemen
Zijn bovenstaande hulpmiddelen nog steeds niet heiligmakend? Dan kunt u ook factoring overwegen, waarbij u meteen een voorschot ontvangt op de openstaande facturen. Er zijn verschillende facturatietools die automatisch de opgestelde facturen doorsturen naar de factoringmaatschappij, zodat ze ook hier vlot worden verwerkt. Het is een iets duurdere optie om uw cashflow op punt te krijgen, maar uiteraard is alles beter dan eindeloos wachten op uw geld om vervolgens zelf tegen financiële betaalproblemen aan te lopen.
